秘書代行の士業での活用内容 | 秘書代行 |
電話代行 秘書代行 コールセンターサービス

SECRETARY

秘書代行を活用することで専門業務に集中できるようにサポートし、効率的な業務運営とクライアント満足度の向上を実現します。
ここでは、士業における秘書代行の活用内容をご紹介します。

  • 電話応対とメッセージ取りまとめ
    クライアントからの電話を受け、丁寧な応対を行い、問い合わせ内容や要望を正確に記録する。
    専門家が取り外されている場合でも、重要なメッセージを取りまとめて専門家に伝える。
  • 予約管理とスケジュール調整
    専門家の予定を確認し、クライアントとの面談や会議の予約を受け付ける。
    専門家のスケジュールに合わせて予約を調整し、確実な予定調整を行う。
  • 重要な連絡の取次ぎ
    専門家への重要な連絡や依頼を受け、速やかに専門家に伝える。
    緊急性のある問題に関する情報を素早く取次ぎ、適切な対応を支援する。
  • 新規クライアントの対応
    新規クライアントからの問い合わせや相談に対応し、必要な情報を提供する。
    新規クライアントを専門家に紹介し、ビジネスの機会を創出する。
 
 
お客様の声
CASE 1

本来の業務に
集中できて助かっています。

オペレーション概要

クライアント様:弁護士事務所
代表電話受電数:コール数2,000~3,000
オペレーション:かかってきた電話を該当の部署や社員へ振りわける

ご依頼内容 どのような課題があったのか

お客様の声  個人規模の弁護士事務所を経営しているものです。
当方は事務員を含めて少人数の事務所なので、外出や来客があると、電話対応にまで手が回りません。
そこで電話代行をしていただける会社はないかと問い合わせをさせていただきました。
そちらでは、電話に出ていただくだけでなく、営業電話を除いてすべてにコールバックする旨を伝えていただくというのは可能ですか?事務所の帰社時間などもあわせて伝えてもらえるとさらに有難いのですが…。

受託体制 解決提案は? メリットは?

セントラル・アイ  はい、お任せ下さい。
通常の応対と併せて、お客様にぜひおすすめなのが「応答おまかせプラン」です。
クライアント様からの伝言(戻り時間や、帰社するか、しないか等)をセントラル・アイのスタッフで共有し、コールセンタースタッフが事務所の受付で対応しているかのように、お電話いただいたお客様にお伝えすることが可能です。

曜日 平日
連休対応
時間帯 9:00〜18:00
月間コール数 100コール
月額目安 状況はクライアント様により異なります。
詳しいお見積りはお問い合わせください。

お客様のご感想

お勧めいただいた「応答おまかせプラン」、とても役立っています!必要かつ十分な機能を低価格で利用できて大満足です。
さすがだな、と思ったのは、免責審尋(めんせきしんじん)など、法曹界特有の専門用語をきちんと心得ていただき、お客様からの信頼を得ています。これにはプロ意識を感じました。これからもお任せしていきたいと思います。

セントラル・アイから

お役に立てて、大変嬉しく存じます。
法律関係など特殊な業種であっても、秘書代行に必要な専門用語を、オペレーターが研修で身に付けた上で応対させていただきますので、安心してお任せ下さい。

 
お客様の声
CASE 2

電話の内容によって連絡先を振り分けてもらい、効率化が図れました

オペレーション概要

クライアント様:法律事務所
代表電話受電数:コール数2,000~3,000
オペレーション:かかってきた電話を該当の部署や社員へ振りわける

ご依頼内容 どのような課題があったのか

お客様の声  当事務所は、悪質な取り立てによる過払い請求を専門に扱っています。
ただ、2年前まで離婚調停とか相続相談など法律に関しての様々な案件を引き受けていたので、過払い請求専門の事務所に業態をシフトしたあとでも、いまだに過払い以外の問い合わせがあるのです。
こうした電話対応に追われてしまうと、本来業務に支障が出てしまうので、電話代行を利用することに決めました。
ついては、新規の問い合わせがあったときに、過払い請求の案件なのかそうでないのか確認していただき、当社専門以外の相談に対しては、提携先の法律事務所に取り次いでいただくことはできますでしょうか?

受託体制 解決提案は? メリットは?

セントラル・アイ  もちろん、可能でございます。
対応内容がシンプルで、ご要望の曜日や時間帯も平日・日中でしたので、「応答おまかせプラン」にてスタートしました。
運用後セントラル・アイの対応に評価をいただきまして、クライアント様の同業種競合が激しくなったこともあり、全日24時間体制の電話代行を承り、継続発注をいただいております。

曜日 毎日、土日祝
連休対応
時間帯 24時間
月間コール数 1,200コール
月額目安 状況はクライアント様により異なります。
詳しいお見積りはお問い合わせください。

お客様のご感想

本来業務とは異なる電話対応がなくなっただけで一段と仕事がはかどるようになりました。
過払い請求の案件だった場合には、電話転送機能ですぐに取り次いでくれて、同じフロアで仕事をしているような感覚です。
また、「24時間体制へサービスを変更したい」などの要望にも柔軟に対応していただけて大変たすかりました。

セントラル・アイから

お役に立てて、大変嬉しく存じます。
こちらのクライアント様のように法律事務所などの専門用語や知識を必要とする業種の秘書代行サービスを提供する場合、オペレーターチームは事前にしっかり研修を受けて、専門用語などを学んだ上で応対させていただいております。安心してご相談いただければ幸いです。

数字で見る
セントラル・アイ

  • サービス開始

    サービス開始

    最短1

    で導入可能

  • 導入実績

    15,000

    信頼の証です

  • 創業

    50年以上

    長年のノウハウを蓄積

  • 安心の

    24時間 365

    24時間体制

  • 日本全国

    47都道府県

    実績豊富

  • 官公庁との取引実績

    100案件以上受託

    信頼の証です

官公庁を含む
15,000社の導入実績

官公庁の業務も数多く取り扱っております。実績をご紹介させていただきます。

  • [宮内庁]代表電話交換業務
  • [環境省]代表電話交換業務
  • [国税局]代表電話交換業務
  • [海上保安庁]代表電話交換業務
  • [内閣法制局]代表電話交換業務
  • [東京空港事務所 (羽田空港) ]代表電話交換業務
  • [関東地方整備局]代表電話交換業務
  • [法務省]一般事務派遣
  • [農林水産省]一般事務派遣、農林センサス
  • [東京都]一般事務派遣

など他多数。
設立間もないベンチャー企業様から、工務店、広告代理店、IT関連企業、人材派遣、コンサルティング、弁護士事務所、税理士、公認会計士、行政書士、不動産業、ハウスクリーニング業などのお電話の受付まで、セントラル・アイのオペレーターがプロフェッショナルなご対応で電話応対業務をお引き受けいたします。
セントラル・アイは、創業50年以上の経験と延べ15,000社を越す契約実績で、貴社を力強くサポートいたします。

BSI ISMSなどの
情報セキュリティ
マネジメントシステムを
認証取得しております。

セントラル・アイでは、機密情報、および個人情報保護のために徹底した仕組みがございます。入退室管理やネットワーク監視、ご報告データの暗号化など、徹底したセキュリティポリシーによって、貴社のお客様情報を守ります。

また、個人情報を適正に取り扱うために、オペレーターに対しては、個人情報の取扱いを細部に渡り定期的な研修を行っております。
ご契約時には、秘密保持契約書、個人情報に関する覚書、反社会勢力に対する覚書などのご契約を交わすことで、信頼して頂ける環境を整えております。

IS 710760 / ISO 27001
(新宿駅南口センターで認証取得)

自社採用の優秀な
オペレーター

セントラル・アイが秘書代行でなにより大切にしていることは、オペレーターの応対教育です。声を通じたコミュニケーションですから、お電話をくださる方に声ひとつで貴社のファンになっていただきたい。その思いでセントラル・アイでは様々な研修を通して有能なオペレーターの育成を図っています。

電話秘書の基本である言葉づかいからはじまり、ホスピタリティの理解とスキルアップ訓練、情報漏洩事故に関するコンプライアンス教育、業務知識、ITスキルアップなど基本研修をベースに、ご依頼企業ごとのオリエンテーション(業務内容の把握)、個別留意事項、オペレーション目標管理などプログラムされています。このような教育を経て、オペレーターはスムーズで質の高い業務をご提供することができるのです。

個人情報の取り扱いについて
(必ずお読みの上、ご確認ください)

個人情報の取り扱いについて「セントラル・アイ株式会社(東京都渋谷区代々木2-2-13 以下、「当社」という)は、問い合わせ対応にあたり、当ホームページより弊社にお問い合わせをされた方の個人情報を収集します。 弊社にお問い合わせをされる方はその提供にあたり以下の要項をご確認の上、同意いただける場合は最後の「同意する」ボタンをクリックして「お問い合わせフォーム」よりご連絡ください。

1個人情報の収集利用目的 お問い合わせ内容に適切に対応するため、以下の目的で個人情報を収集させていただきます。

  • お問い合わせされた内容やご相談に適切に対応するため
  • 担当する社内関連部署に連絡するため
  • ご要望いただいた資料の発送や確認した結果をお客様に報告するため
  • お客様から再度ご連絡をいただいた際、必要に応じてご本人確認をするため

2個人情報の第三者提供 ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者へ提供することはございません。ただし、以下に該当する場合は除きます。

  • 裁判所や警察等の公的機関から、法律に基づく正式な照会を受けた場合
  • 人の生命、身体および財産等に対する差し迫った危険があり、緊急の必要性がある場合

3個人情報の外部委託 今回収集させていただく個人情報を預託することはございません。

4個人情報の提示の任意性 お問い合わせ内容には、電話やE-mailで回答をさせていただきますので、必須項目については必ずご記入をお願いいたします。必須項目についてはあらかじめその旨を入力欄に明示します。必須項目にご記入いただけない場合は、お客様のお求めに応じることが難しい場合がございますので、ご了承ください。

5個人情報保護方針については、当社ウェブページ「個人情報保護方針」をご覧下さい。

6個人情報の管理者およびお問い合わせ窓口収集させていただく個人情報の管理者および個人情報に関する苦情、開示、変更、削除、利用および提供の拒否について等のお問い合わせ窓口は以下のとおりです。

【管理者】
セントラル・アイ株式会社 個人情報管理責任者

【個人情報に関するお問い合わせ窓口】
セントラル・アイ株式会社 東京都渋谷区代々木2-2-13 新宿TRビル2F 個人情報管理責任者
TEL:03-5308-0777 FAX:03-5308-0222

個人情報の取り扱いについて
会社(団体)名
お名前
電話番号
メールアドレス
ご来社・見学
応対曜日
応対時間
想定されるコール数(電話の回数)
  • 回(1日あたり)
サービス開始希望日
お問い合せ内容または、
希望内容
 

ご相談・お見積りは無料