電話代行の士業での活用内容 | 電話代行 |
電話代行 秘書代行 コールセンターサービス

SECRETARY

電話代行を活用することで専門業務に集中できるようにサポートし、効率的な業務運営とクライアント満足度の向上を実現します。
ここでは、士業における電話代行の活用内容をご紹介します。

  • 顧客対応と問い合わせ対応
    顧客からの問い合わせや相談を受けるオペレーターが、専門的な知識を持ち、顧客の疑問や要望に対応します。法律事務所や税理士事務所の電話対応を代行し、クライアントからの信頼を高めます。
  • 予約管理とアポイントメント設定
    クライアントのスケジュール管理を代行し、クライアントとのミーティングや相談のアポイントメントを効率的に設定します。
  • 文書整理とデータ入力
    法律文書や会計資料の整理、データ入力などの事務作業を代行し、専門的な業務に集中できる環境を整えます。
  • クライアントへの情報提供
    法改正や税制変更などの情報をクライアントに提供する役割を果たし、士業の専門知識を活かして顧客に付加価値を提供します。
  • 非常対応と緊急連絡
    緊急の法律問題や税務上のトラブルに関する問い合わせを代行し、迅速な対応を可能にします。
  • 市場調査やデータ収集
    法律や税務に関する市場動向や業界トレンドの調査、データ収集を代行し、意思決定をサポートします。
  • クライアント関係の管理
    クライアントの情報や案件の進捗状況を管理し、士業がクライアントとの関係を強化できるよう支援します。
  • 事務所案内と案内対応
    事務所案内やセミナーの案内など、クライアントに対する情報提供を代行します。
 
 
お客様の声
CASE 1

本来の業務に
集中できて助かっています。

オペレーション概要

クライアント様:弁護士事務所
代表電話受電数:コール数2,000~3,000
オペレーション:かかってきた電話を該当の部署や社員へ振りわける

ご依頼内容 どのような課題があったのか

お客様の声  個人規模の弁護士事務所を経営しているものです。
当方は事務員を含めて少人数の事務所なので、外出や来客があると、電話対応にまで手が回りません。
そこで電話代行をしていただける会社はないかと問い合わせをさせていただきました。
そちらでは、電話に出ていただくだけでなく、営業電話を除いてすべてにコールバックする旨を伝えていただくというのは可能ですか?事務所の帰社時間などもあわせて伝えてもらえるとさらに有難いのですが…。

受託体制 解決提案は? メリットは?

セントラル・アイ  はい、お任せ下さい。
通常の応対と併せて、お客様にぜひおすすめなのが「応答おまかせプラン」です。
クライアント様からの伝言(戻り時間や、帰社するか、しないか等)をセントラル・アイのスタッフで共有し、コールセンタースタッフが事務所の受付で対応しているかのように、お電話いただいたお客様にお伝えすることが可能です。

曜日 平日
連休対応
時間帯 9:00〜18:00
月間コール数 100コール
月額目安 状況はクライアント様により異なります。
詳しいお見積りはお問い合わせください。

お客様のご感想

お勧めいただいた「応答おまかせプラン」、とても役立っています!必要かつ十分な機能を低価格で利用できて大満足です。
さすがだな、と思ったのは、免責審尋(めんせきしんじん)など、法曹界特有の専門用語をきちんと心得ていただき、お客様からの信頼を得ています。これにはプロ意識を感じました。これからもお任せしていきたいと思います。

セントラル・アイから

お役に立てて、大変嬉しく存じます。
法律関係など特殊な業種であっても、電話代行に必要な専門用語を、オペレーターが研修で身に付けた上で応対させていただきますので、安心してお任せ下さい。

 
お客様の声
CASE 2

電話の内容によって連絡先を振り分けてもらい、効率化が図れました

オペレーション概要

クライアント様:法律事務所
代表電話受電数:コール数2,000~3,000
オペレーション:かかってきた電話を該当の部署や社員へ振りわける

ご依頼内容 どのような課題があったのか

お客様の声  当事務所は、悪質な取り立てによる過払い請求を専門に扱っています。
ただ、2年前まで離婚調停とか相続相談など法律に関しての様々な案件を引き受けていたので、過払い請求専門の事務所に業態をシフトしたあとでも、いまだに過払い以外の問い合わせがあるのです。
こうした電話対応に追われてしまうと、本来業務に支障が出てしまうので、電話代行を利用することに決めました。
ついては、新規の問い合わせがあったときに、過払い請求の案件なのかそうでないのか確認していただき、当社専門以外の相談に対しては、提携先の法律事務所に取り次いでいただくことはできますでしょうか?

受託体制 解決提案は? メリットは?

セントラル・アイ  もちろん、可能でございます。
対応内容がシンプルで、ご要望の曜日や時間帯も平日・日中でしたので、「応答おまかせプラン」にてスタートしました。
運用後セントラル・アイの対応に評価をいただきまして、クライアント様の同業種競合が激しくなったこともあり、全日24時間体制の電話代行を承り、継続発注をいただいております。

曜日 毎日、土日祝
連休対応
時間帯 24時間
月間コール数 1,200コール
月額目安 状況はクライアント様により異なります。
詳しいお見積りはお問い合わせください。

お客様のご感想

本来業務とは異なる電話対応がなくなっただけで一段と仕事がはかどるようになりました。
過払い請求の案件だった場合には、電話転送機能ですぐに取り次いでくれて、同じフロアで仕事をしているような感覚です。
また、「24時間体制へサービスを変更したい」などの要望にも柔軟に対応していただけて大変たすかりました。

セントラル・アイから

お役に立てて、大変嬉しく存じます。
こちらのクライアント様のように法律事務所などの専門用語や知識を必要とする業種の電話代行サービスを提供する場合、オペレーターチームは事前にしっかり研修を受けて、専門用語などを学んだ上で応対させていただいております。安心してご相談いただければ幸いです。

数字で見る
セントラル・アイ

  • サービス開始

    サービス開始

    最短1

    で導入可能

  • 導入実績

    15,000

    信頼の証です

  • 創業

    50年以上

    長年のノウハウを蓄積

  • 安心の

    24時間 365

    24時間体制

  • 日本全国

    47都道府県

    実績豊富

  • 官公庁との取引実績

    100案件以上受託

    信頼の証です

官公庁を含む
15,000社の導入実績

官公庁の業務も数多く取り扱っております。実績をご紹介させていただきます。

  • [宮内庁]代表電話交換業務
  • [環境省]代表電話交換業務
  • [国税局]代表電話交換業務
  • [海上保安庁]代表電話交換業務
  • [内閣法制局]代表電話交換業務
  • [東京空港事務所 (羽田空港) ]代表電話交換業務
  • [関東地方整備局]代表電話交換業務
  • [法務省]一般事務派遣
  • [農林水産省]一般事務派遣、農林センサス
  • [東京都]一般事務派遣

など他多数。
設立間もないベンチャー企業様から、工務店、広告代理店、IT関連企業、人材派遣、コンサルティング、弁護士事務所、税理士、公認会計士、行政書士、不動産業、ハウスクリーニング業などのお電話の受付まで、セントラル・アイのオペレーターがプロフェッショナルなご対応で電話応対業務をお引き受けいたします。
セントラル・アイは、創業50年以上の経験と延べ15,000社を越す契約実績で、貴社を力強くサポートいたします。

BSI ISMSなどの
情報セキュリティ
マネジメントシステムを
認証取得しております。

セントラル・アイでは、機密情報、および個人情報保護のために徹底した仕組みがございます。入退室管理やネットワーク監視、ご報告データの暗号化など、徹底したセキュリティポリシーによって、貴社のお客様情報を守ります。

また、個人情報を適正に取り扱うために、オペレーターに対しては、個人情報の取扱いを細部に渡り定期的な研修を行っております。
ご契約時には、秘密保持契約書、個人情報に関する覚書、反社会勢力に対する覚書などのご契約を交わすことで、信頼して頂ける環境を整えております。

IS 710760 / ISO 27001
(新宿駅南口センターで認証取得)

自社採用の優秀な
オペレーター

セントラル・アイが秘書代行でなにより大切にしていることは、オペレーターの応対教育です。声を通じたコミュニケーションですから、お電話をくださる方に声ひとつで貴社のファンになっていただきたい。その思いでセントラル・アイでは様々な研修を通して有能なオペレーターの育成を図っています。

電話秘書の基本である言葉づかいからはじまり、ホスピタリティの理解とスキルアップ訓練、情報漏洩事故に関するコンプライアンス教育、業務知識、ITスキルアップなど基本研修をベースに、ご依頼企業ごとのオリエンテーション(業務内容の把握)、個別留意事項、オペレーション目標管理などプログラムされています。このような教育を経て、オペレーターはスムーズで質の高い業務をご提供することができるのです。

個人情報の取り扱いについて
(必ずお読みの上、ご確認ください)

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